Los activos de información son el resultado de la construcción de un inventario y clasificación de los activos que posee la entidad de acuerdo con la Política General de Seguridad y Privacidad de la información, la cual determina que activos posee la entidad, cómo deben ser utilizados, así como los roles y responsabilidades que tienen los funcionarios sobre los mismos.

Medio electrónico:

• Registro de activos de información (español)
• Registro de activos de información (Página de datos abiertos)

El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada.

Medio electrónico:

• Índice de información clasificada y reservada (español)
• Índice de información clasificada y reservada (Página de datos abiertos)

El Esquema de Publicación de Información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.

Medio electrónico:

• Esquema de Publicación (español)
• Esquema de Publicación (Página de datos abiertos)

El Programa de Gestión Documental es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.

Las Tablas de Retención Documental – TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales

Comentario:

En estos momentos la entidad SIVA SAS está ejecutando las actividades del contrato donde se está realizando las actividades de gestión documental y tablas de retención documental; una vez se realice todas las actividades en la gestión de las tablas de retención documental se adoptadara por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

• Estudios, investigaciones y otras publicaciones.

Diagnóstico integral de archivos

Con objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el la Ley 594 de 2000 (Ley General Archivos), así como a lo definido en sus normas reglamentarias; específicamente a lo expresado en el Artículo 8 y 13 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, se requiere como condición indispensable la elaboración de un Diagnóstico Integral de Archivo o Diagnóstico de Gestión Documental; dicho documento debe servir como base para la identificación de la situación actual de la entidad en cuanto a la administración formal de sus acervos documentales, permitiendo la identificación de puntos críticos y el establecimiento de los planes necesarios a corto, mediano y largo plazo

Plan institucional de archivos

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad.

Sistema integrado de conservación

Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivo establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.

Tablas de control de acceso

Conjunto de políticas, directrices, procedimientos, controles y medidas de seguimiento que implementa la entidad con el fin de asegurar la protección y acceso a la información que se produce al interior.

Tablas de valoración documental

Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades.

Inventario documental

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Transferencias

Transferencia primaria
Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental

Transferencia Secundaria
Es el traslado de documentos del archivo central al Archivo General de la Nación o archivo histórico para su conservación permanente.

Eliminación documental

En el Formato Único de Inventario Documental (FUID) se presenta la relación de documentos proyectados a eliminar y aprobados por cada oficina productora por duplicidad. Lo anterior dando cumplimiento al Acuerdo 042 de 2002, el Acuerdo 027 de 2006 y el Acuerdo 002 de 2014 AGN y a la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia que establece en su artículo 11, literal j, que deben ser publicados de manera proactiva los Activos de Información, de los cuales hacen parte los inventarios de los archivos, procesos de transferencias primarias, transferencias secundarias, así como los de eliminación documental.

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivos

Conjunto de estándares aplicados para la gestión electrónica de documentos, archivo electrónico, acceso, valor probatorio y admisibilidad de la información definidos como requisito funcional y no funcional de los sistemas de información institucionales en cumplimiento de las especificaciones técnicas de interoperabilidad descritas en la Estrategia de Gobierno Digital.